A transformação digital fez com que as empresas passassem a ter que lidar com um fluxo cada vez maior de dados, vindo de fontes diferentes. Informações sobre o controle de estoque, de vendas, sobre os clientes, os colaboradores e os projetos, entre outras, se não bem estruturadas, podem ser perdidas e tornar a gestão imprecisa.
Para que o gerenciamento e o uso dessas informações não se torne burocrático e repetitivo, é importante que a empresa integre as suas informações por vezes dispersas em diferentes sistemas de gestão. Essa integração consiste na utilização de uma solução que permita a troca de dados entre múltiplas plataformas, com o seu controle feito em uma mesma interface.
Assim, as empresas conseguem manter, por exemplo, um investimento em ERP — Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais — já existente, e ainda incrementam recursos e inovações para conectar departamentos, possibilitando automação e incorporação de melhorias no armazenamento e troca de dados.
Neste post, vamos entender como funcionam os sistemas de gestão integrados e os seus benefícios para as empresa. Confira!
O que é integração de sistemas?
Integrar sistemas significa reunir e combinar as informações que permitem organizar todas as atividades exercidas por uma empresa. A solução serve como uma forma de quebrar possíveis “paredes” que possam dividir setores de uma corporação, impedindo que uma área se comunique com a outra naturalmente, reduzindo burocracias e aumentando a colaboração.
Para que isso seja possível, a empresa deverá contar com um sistema de gerenciamento que seja capaz de incorporar as ferramentas de diversos setores (ERP, sistemas, planilhas, etc.). Antes do “boom” de informações que as empresas produzem atualmente, cada departamento contava com seu sistema de gestão individual, desassociados corporativamente.
Como o volume de dados era menor, era mais fácil fazer essa gestão de informações e integrá-las posteriormente, em um armazenamento comum. Com o volume atual, isso se torna inviável, sendo a melhor solução possível a utilização de um sistema que acesse esses dados em tempo real, obtendo uma visão unificada, mantendo o seu armazenamento onde ocorrem as atualizações, sem haver redundância.
Por exemplo, para que uma empresa venda um produto, ela movimenta vários setores, e não apenas o de vendas. Departamento financeiro, contabilidade, logística, estoque, compras e marketing também podem estar envolvidos no processo.
Sem a incorporação, pode ser que algumas informações se percam no caminho, gerem retrabalho e burocracias a cada nova entrada. Com a tecnologia atual, já é possível visualizar os dados de maneira integrada.
Existem diferentes níveis de integração?
Ao contrário do que se pode imaginar, esse não é um processo estático. Cada empresa tem sua demanda e depende de um nível diferente de integração, que pode estar relacionada ao seu momento financeiro ou posicionamento estratégico.
Embora não haja padrões rígidos, pois ela poderá ser personalizada, existem alguns níveis que servem de base para cada estratégia. Veja, abaixo, quais são:
- nível 1 — um processo mais simples, realizado manualmente, menos técnico e mais interpessoal;
- nível 2 — aqui, já há utilização de uma ferramenta específica, que une dois bancos de dados que atuam em sistemas diferentes;
- nível 3 — trata da troca eletrônica de dados, em que um sistema exporta e o outro importa;
- nível 4 — nesse caso, já temos o compartilhamento sendo feito por dois ou mais sistemas, que utilizam a mesma base de dados, como os ERPs;
- nível 5 — trata-se do mais elevado, em que há a integração por meio de uma API, de forma transparente, com informações que dizem respeito ao funcionamento do próprio banco de dados, de forma compartilhada.
Quais são as vantagens da integração de sistemas?
Agora que já sabemos o conceito de integração de sistemas e os seus níveis, vamos entender, na prática, os benefícios que esse processo pode trazer para a sua empresa. Confira!
Otimização de processos
Um dos principais objetivos da integração é a possibilidade de fazer com os vários setores da empresa conversem entre si. Isso significa que uma ação já provoca outra, de forma automática, sem a necessidade de atividades repetitivas.
Quando um vendedor fecha uma venda, ele faz um cadastro do cliente, que entra automaticamente no sistema e os dados ficam registrados para etapas posteriores. A nota fiscal já sai personalizada no caixa, e os demais setores são alimentados com essas informações.
O setor de marketing, por exemplo, passa a ter dados sobre hábito de compras, faixa etária, endereço, e-mail e demais informações para enviar novas campanhas e promoções. Toda essa otimização permite um aumento expressivo da produtividade e eficiência dos processos.
Redução de retrabalhos
A integração evita que vários setores tenham que reinserir a mesma informação em seus sistemas em um único processo. A partir do momento em que os dados foram inseridos, ficam disponíveis para todos os funcionários que tenham acesso ao sistema, reduzindo o índice de retrabalhos.
A solução 4Biz, por exemplo, permite a entrada das demandas do usuário e a orquestração com os demais sistemas da empresa. Assim, possibilita a extração das respostas necessárias ou o disparo de ações nos sistemas legados.
Em um case de nossos clientes, a empresa trabalhava com seis sistemas distintos, o que fazia com que os colaboradores tivessem que anotar as informações de determinado sistema em um papel. Depois, deviam buscar dados complementares em um segundo sistema e, ainda, dar entrada em um terceiro.
Após integração com a plataforma 4Biz, ele continuou mantendo os seis sistemas. Porém, os colaboradores passaram a abrir apenas uma janela para conseguir fazer todo o trabalho que envolve os diferentes sistemas.
Redução na margem de erros
Quando as informações estão espalhadas em diversos softwares independentes para cada setor, a probabilidade de erro e inconsistência nos processos é grande. A necessidade de inserção de dados de forma manual, além de falhas de comunicação, pode atrasar entregas, prejudicar relatórios de gestão, qualidade do serviço prestado, etc.
Com a integração, a facilidade de acesso aos dados por todos e a automação, o gestor passa a contar com fluxos bem mais certeiros, aumentando a qualidade do produto final e a produtividade.
Controle de métricas e indicadores
Com a profusão de dados produzidos na empresa, o gestor passa a ter um farto material para retirar insights e orientar os setores, em uma gestão baseada em métricas e indicadores sólidos. A maioria das soluções integradas disponibilizam dashboards para que possa montar um painel de controle, de acordo com suas necessidades.
Por meio desses painéis, fica muito mais fácil visualizar como está o andamento dos processos em cada um dos departamentos. É o que muitos já chamam de realizar uma “gestão à vista”
Neste post, entendemos a importância dos sistemas de gestão integrados. Na Run2biz, oferecemos a plataforma 4Biz, que é preparada para fazer a integração dos setores de sua empresa, uma solução pronta para a implementação do conceito de ERP pós-moderno na Transformação Digital do seu negócio.
O 4Biz é perfeito para as atividades que agregam valor para a empresa, indo além do conceito de ferramenta operacional. Ele funciona como um impulsionador da gestão de serviços, com o apoio de tecnologias de ponta.
Então, está preparado para aplicar a gestão de sistemas integrados em sua empresa hoje mesmo? Quer saber por onde começar? Entre em contato conosco e conheça a nossa solução.
