Hoje em dia, o investimento na gestão de contratos de TI é uma tendência promissora e que conta com inúmeros benefícios para o negócio. Não utilizar esse recurso faz com que a empresa se sujeite a uma maior quantidade de riscos, danos e prejuízos.
Na prática, apesar de parecer complexo, essa é uma tarefa mais simples e viável do que se pode imaginar. Caso você deseje se aprofundar sobre o tema e descobrir os motivos pelos quais investir em uma gestão de contratos de TI bem estruturada é uma excelente opção, continue a leitura deste post que vamos apresentar todos os detalhes. Veja!
O que é e qual a utilidade da gestão de contratos de TI?
Inicialmente, é preciso entender do que realmente se trata o gerenciamento de contratos de TI. Nesse sentido, gerenciar uma empresa não costuma ser uma tarefa fácil e a evolução das tecnologias pode facilitar essa tarefa. A gestão contratual consiste no ato de acompanhar todas as etapas para que todo o serviço aconteça da melhor maneira, desde o momento de sua contratação até a finalização ou renovação do contrato.
No caso da área de TI, o responsável por essa atividade, o gestor de contratos, precisa ter total conhecimento acerca dos acordos que foram realizados entre a contratante e a contratada, para que seja possível manter o controle de todas as ações necessárias, no intuito de garantir que os serviços contratados ocorram sem prejuízos ou interferências.
Para que tudo ocorra conforme o planejado, é fundamental programar as atividades a serem realizadas, de modo a evitar futuros problemas contratuais. No caso dos contratos de TI, é preciso se atentar especialmente às especificidades desse serviço. Nesse sentido, hoje em dia existem softwares especializados que auxiliam na realização dessa tarefa.
Quais são os principais benefícios de uma gestão de contratos de TI?
Agora que você já sabe o que é a gestão de contratos de TI, vamos apresentar, a seguir, quais são os principais benefícios de realizá-la em uma empresa. Veja!
Maior organização
Ao realizar a gestão, todos os contratos passam a ser monitorados — fator que faz com que a empresa se torne muito mais organizada. Nesse sentido, é comum que os documentos firmados pela companhia já prevejam determinados atos, como a renovação automática de um software, aumento de preço depois de um determinado período e até mesmo a aplicação de multas em caso de atrasos no pagamento.
Para que o gestor tenha uma noção exata acerca desses valores e condições, a gestão de contratos de TI é fundamental, pois com elas os documentos são organizados, sendo possível planejar como a companhia reagirá perante essas mudanças.
É o caso, por exemplo, de uma companhia que contratou um serviço de Internet que, durante os primeiros meses do contrato o pagamento seria de determinado valor, mas que, após esse prazo, o seu preço passaria a ser duas vezes maior. Nesse caso, o impacto financeiro dessa mudança deve ser estudado pela companhia para que ela esteja ciente do compromisso firmado.
Além disso, por mais que a organização, planejamento, administração, rastreamento e gerenciamento dos contratos de forma contínua e manual seja possível, ela pode somente criar gargalos em sua gestão e não levá-lo à solução dos problemas, sendo menos eficiente da que é realizada de maneira automatizada por um software.
Aumento da segurança jurídica
A gestão de contratos de TI possui os meios de garantir que todos os direitos e obrigações estabelecidos pelas partes estão sendo cumpridos. Além de prever tudo o que foi discutido e acordado, também é possível revisar as cláusulas, por exemplo. Assim, a gestão de riscos é outra vantagem que a tecnologia proporciona com a automatização, uma vez que o controle mais efetivo e preciso de prazos e documentos aumenta a segurança jurídica das partes.
Além disso, nos casos em que há descumprimento de obrigações ou desacordo comercial, é fundamental que a empresa tenha todos os documentos necessários, como contratos, que comprovem a relação entre as partes e o que foi firmado entre elas. Contudo, nos casos em que há a perda ou o extravio dessa documentação não há como adotar as possíveis providências cabíveis.
Nesse sentido, o aumento da segurança jurídica é proporcionado pela gestão de contratos de TI, uma vez que os contratos e demais documentos são guardados de maneira segura e não correm o risco de se perderem ou serem extraviados.
Redução de custos
Como a gestão de contratos de TI possibilita a organização, a consequência é que há melhores resultados e a diminuição dos custos. Isso ocorre porque, ao organizar-se, se torna possível prever possíveis riscos e perdas e, com base nessa informação, a empresa pode adotar medidas de precaução para evitar esses problemas.
Além disso, nos casos em que a companhia já conta com um planejamento definido, tanto no aspecto financeiro quanto no estrutural, a tendência é que ela consiga agir com maior agilidade e estratégia, controlando melhor as datas de vencimentos de suas contas e os seus respectivos valores detalhados, evitando erros humanos — fatores que economizam tempo, dinheiro e, inclusive, evitam litígios.
Como otimizar a gestão de contratos de TI?
Para usufruir dos benefícios da gestão de documentos contratuais, é importante que a empresa providencie todos os recursos que são necessários na realização da atividade. Ao estruturar o que é preciso, existem ferramentas que são muito mais eficazes para o bom andamento das atividades.
Nesse caso, o uso de softwares costuma ser muito proveitoso, pois as tarefas da gestão de contratos são automatizadas e personalizadas para atender às necessidades de cada companhia, tornando todo o processo mais simples e ágil.
Os softwares ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, são desenvolvidos especificamente para as atividades de gestão e garantem o domínio dos registros, como o histórico de relacionamentos, catálogo de documentos, guias e certificações.
Conforme vimos, investir na gestão de contratos de TI é capaz de gerar diferentes benefícios em uma companhia. Se você deseja usufruir dessas vantagens e atingir melhores resultados em sua empresa, coloque as nossas dicas em prática com o máximo de antecedência. Para ajudá-lo com essa tarefa, a plataforma 4Biz conta com uma gestão facilitada e multicontratos na gestão de TI, tornando mais fácil o acompanhamento de todo o ciclo dos contratos da área, desde telefonia até licenças de softwares!
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