Realizar a gestão de ativos de TI é relevante para uma companhia e atende a vários propósitos. Uma vez que, por sua realização, se torna possível descobrir, por exemplo, quem são os usuários que utilizam os dispositivos e onde determinado aparelho está localizado. Além disso, é possível verificar se a empresa conta com licenças de software suficientes para todos.
A maior parte das companhias que desenvolvem sistemas de monitoramento inclui em sua proposta produtos associados aos processos de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM). Isso porque, quando os processos de coleta, manutenção e apresentação dos dados de monitoramento são implementados, eles podem ser utilizados para fazer a administração de recursos de TI.
Se você deseja conhecer mais sobre o tema e conhecer as melhores práticas na gestão de ativos de TI, continue a leitura deste post que vamos apresentar todos os detalhes. Confira!
Como funciona a gestão de ativos de TI?
A gestão de ativos de TI, também conhecida como ITAM, do inglês IT Asset Management, consiste na reunião de práticas corporativas que incorporam os ativos de TI nas unidades de negócios dentro da organização.
Os ativos devem incluir todos os elementos de hardware e software encontrados na empresa. Além disso, é necessário realizar a coleta de informações detalhadas para a realização do inventário, de modo que seja possível tomar decisões da utilização desses ativos e, inclusive, sobre a necessidade de novas compras.
Nesse sentido, contar com um inventário de TI preciso, auxilia as empresas a utilizarem os seus recursos de moda mais eficaz e até mesmo a reutilizarem os ativos existentes, evitando compras desnecessárias.
Dessa maneira, multidisciplinaridades, como responsabilidades financeiras, contratuais, de estoque e de gerenciamento de riscos são reunidas em nome da eficiência. Com isso, torna-se mais fácil para o gestor gerenciá-los e adotar as decisões táticas e estratégicas necessárias.
Outro ponto relevante da gestão de ativos de TI é que, por meio dela, também se torna possível que as empresas diminuam os seus custos e riscos, uma vez que há a segurança de que os projetos de TI não serão criados com base em uma infraestrutura desatualizada.
Quais são os principais estágios do gerenciamento de ativos de TI?
Apesar de muitas pessoas imaginarem que o ITAM tem início quando um ativo entra no inventário, a realidade é que ele começa assim que surge a necessidade de um novo ativo de TI. Para ajudá-lo a entender melhor sobre o tema vamos apresentar, a seguir, quais são as 5 fases do ITAM e os requisitos de cada uma delas. Veja!
Requisição
A fase de requisição tem início no momento em que uma pessoa de dentro da companhia, como um gestor ou colaborador, manda uma solicitação para a compra de um novo equipamento de TI. Entre as principais práticas do ITAM, uma delas é contar com uma forma automatizada e padronizada de enviar solicitações, além de um conjunto predeterminado com critérios relacionados a quais solicitações serão avaliadas e aprovadas ou rejeitadas.
Aquisição
Nos casos em que a requisição para a compra de um novo equipamento de TI é aprovada, a fase de aquisição é iniciada — momento em que os ativos de TI são, de fato, adquiridos.
Nessa etapa, para o gerenciamento, é necessário observar os procedimentos financeiros da companhia, bem como realizar uma seleção de fornecedores, negociar contratos e fazer uma integração bem-sucedida de ativos.
Implantação
Já no estágio da implantação, o novo equipamento é finalmente colocado em uso, seja em uma estação de trabalho, no chão de fábrica ou no data center. Em geral, as melhores práticas em ITAM envolvem a utilização de ferramentas de gerenciamento.
Manutenção
A fase de manutenção, no que lhe concerne, envolve a atualização de softwares, manutenção cotidiana, entre os demais consertos que se forem necessários. Nesse caso, os diferenciais de sistemas de gerenciamento de ativos de TI são os processos automatizados com suporte em ferramentas gerenciais.
Retirada de serviço
Por fim, o último estágio do gerenciamento é a retirada de serviço que se faz necessária porque os ativos tecnológicos chegaram ao fim da vida útil e devem, como o próprio nome sugere, serem retirados de serviço.
Existem situações em que o ativo quebra. Nesse caso, com as melhores práticas em ITAM estabelecidas se torna possível avaliar de maneira cuidadosa o custo para a empresa de manter ativos muito utilizados, de modo a verificar se é mais viável financeiramente arrumá-lo ou fazer a sua substituição.
Como potencializar a gestão de ativos de TI?
Agora que você já sabe o que é a gestão de ativos de TI e conhece, inclusive, os seus principais estágios, chegou o momento de descobrir como potencializá-la ainda mais. Veja outros detalhes nos próximos tópicos!
Utilize métricas de produtividade
Para obter a noção exata de custos e, consequentemente, sua relação com o retorno em produtividade é preciso definir indicadores e investir na medição com métricas objetivas, no intuito de descobrir quais são os gastos relacionados à infraestrutura da empresa.
Com a utilização das métricas de produtividade se torna possível medir corretamente os custos com ativos e, ainda, facilita o processo do desenvolvimento de novas estratégias produtivas para a redução de custos.
Busque por bons fornecedores
Manter contato com os bons fornecedores é muito importante no sucesso de um negócio, uma vez que é fundamental contar com uma boa infraestrutura e a um suporte eficiente para que seja possível realizar a gestão de ativos de TI.
Especialmente no ramo da tecnologia, o fornecedor deve ser visto pela empresa como um parceiro e um aliado, afinal, ele é uma peça-chave na hora de entregar a base para sua gestão.
Compreenda a depreciação dos ativos
A depreciação é uma das etapas mais relevantes na gestão de ativos de TI. Em geral, a depreciação está relacionada ao suporte. É o caso, por exemplo, de uma empresa que compra um servidor que fornece suporte por determinado período e, após o seu fim, opta por estender esse período por conta própria. Nesse caso, a companhia assume o risco de comprometer sua produtividade.
O mesmo ocorre com os hardwares e boa parte dos softwares e, por essa razão, planejar seu roadmap de atualização tecnológica, gerenciar contratos de suporte e manter contato com fornecedores são etapas fundamentais para uma boa gestão de inventário de TI.
Como vimos, realizar a gestão de ativos de TI gera maior eficiência operacional para o negócio e aumenta a segurança. Por isso, se você deseja usufruir desses benefícios em sua empresa e atingir os resultados desejados, adote com antecedência as melhores práticas em ITAM!
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