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Agile Change Management na prática

As mudanças no mundo dos negócios nos últimos anos não são mais novidade. O que a pandemia da Covid-19 impulsionou foi a velocidade que as empresas precisam se adaptar às transformações para não sucumbirem. Os riscos são consideráveis e é preciso estar atento aos ajustes finos para escapar das ameaças e manter a competitividade.

A união do Ágil com o ITIL 4: mais eficiência para sua empresa

As iniciativas de modernização estão surgindo de todos os lados. Por isso que o Agile Change Management (gestão de mudança ágil, em tradução livre) tem ganhado espaço no planejamento estratégico das empresas. O Agile permite que sejam definidas metas em curto prazo alinhadas às necessidades do momento de um determinado negócio. Com toda a equipe convergindo na mesma direção, e orientada em promover mudanças em movimento, resultam maior produtividade, eficiência e assertividade.  

Na prática, significa ajustar o roteiro para um workflow mais flexível e integrado. É neste ponto que entram as soluções fomentadas pelo ITIL 4, indicadas para melhoria e maior desenvoltura dos processos, impactando na gestão de serviços.

Ao mesmo tempo, essa conexão constante também significa que os benefícios do ITIL 4 podem ser vistos não apenas em TI, mas também em áreas tangenciais do negócio.

Por que investir em Agile Change Management?

Investir nessa metodologia pode mudar completamente o modo como a empresa lida com as demandas do mercado e de seus clientes. Os impactos passam por todo o ambiente de trabalho, o que exige atenção para reduzir riscos e garantir engajamento das equipes. Entre os benefícios e melhorias esperadas estão:

  • priorizar a satisfação do cliente em todos os processos internos;
  • flexibilizar os fluxos de mudanças em projetos ou nas rotinas diárias;
  • definir entregas de resultados mais frequentes;
  • entender e atender as demandas de clientes com mais habilidade;
  • criar um ambiente de trabalho com alta colaboração e inovação;
  • estabelecer comunicações diretas e em mais canais;
  • ter mais produtividade em todas as etapas da cadeia de trabalho;
  • ter menos dificuldades para executar rotinas diárias.

Em um contexto de mudanças, o ITIL 4 continua sendo uma estrutura recomendada como referência de boas práticas para soluções ágeis, ainda que o entendimento esteja voltado a percebê-lo vinculado a processos. Ao analisar o ITIL 4 sob a conhecida perspectiva SWOT, podem ser percebidas:

Forças (S)

O ITIL 4 contribui para maneira formal de solicitar mudanças às equipes e a avaliar os riscos da solicitação. Essa característica é o principal ponto de convergência com o Agile Change Management.

Fraquezas (W)

Os processos e as ferramentas de Agile Change Management podem afetar a eficiência do time de TI, gerando uma sobrecarga em função da necessidade de aprendizagem sobre o gerenciamento de mudanças.

Oportunidades (O)

Duas oportunidades se destacam: a geração de documentação com riscos, resultados e benefícios a cada mudança solicitada e a melhoria na comunicação da TI com as demais áreas de negócio.

Ameaças (T)

A urgência nas demandas que provocam mudanças pode limitar a quantidade de pessoas envolvidas na avaliação dos riscos e, por consequência, gera ameaças a outros processos e serviços já consolidados.

Atualização constante

Com o ITIL 4, a melhoria contínua é categorizada como uma prática de gerenciamento geral com o propósito de garantir que a empresa aprenda com os sucessos e os fracassos. A revisão da implementação e o processo de encerramento de mudanças são uma fonte de grande valor de dados que (retro)alimenta o processo de melhoria contínua.

Outro ponto que chama a atenção foi a inclusão da prática “Gestão de Mudanças Organizacionais” nesta última versão, ou seja, o destaque que os mantenedores do ITIL quiseram dar ao assunto “mudanças” no contexto da organização como um todo (e não apenas na TI). 

A Run2Biz está preparada para ajudar você e sua empresa a estruturar e implementar o Agile Change Management de maneira efetiva e personalizada, alcançando a excelência operacional e oferecendo uma experiência envolvente para seus colaboradores e seus clientes. 

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Gestão de mudanças: importância e benefícios

A transformação digital se somou às necessidades provocadas pela pandemia para acelerar o que toda e qualquer empresa – de TI ou não – já estava percebendo há alguns anos: é preciso mudar. E não é alterar algumas coisas uma vez e criar um estado estático de longa permanência. Exatamente o contrário: é mudar a todo o tempo, ter a transformação como um processo de melhoria contínua e constante.

A mudança pressupõe transformar de um estado para outro diferente. Nas corporações, uma transição de como as tarefas e os processos são feitos hoje para como serão feitos amanhã. O universo de TI importou um conceito da Administração que se encaixa como luva: gestão de mudança.

O que é gestão de mudança?

Por definição, gestão de mudança é uma aplicação estruturada aliada a um conjunto de ferramentas que coordenam as pessoas envolvidas – gestores e demais colaboradores – para leva-las até o estado desejado e alinhado com os objetivos do negócio.

A gestão de mudança deve ser inclusa estrategicamente em situações como troca de lideranças, adoção de novos sistemas e ferramentas – como ocorreu abruptamente com a migração do trabalho presencial para o remoto logo no começo da pandemia –, fusão com outra empresa, implementação de procedimentos e processos novos, mudança de posicionamento no mercado, contratação de novos colaboradores, novas maneiras de comercializar produtos e serviços, ou projetos que envolvam vários departamentos.

5 motivos para implementar gestão de mudança

Um ponto central para promover a gestão de mudança está em melhorar a empresa, minimizar riscos ou qualquer impacto negativo sobre ela enquanto (e depois) que a transição ocorre. Tendo isso em mente, listamos alguns bons motivos (mas não únicos) para investir em gestão de mudança em seu negócio:

  • Adaptar às evoluções aceleradas do mercado
  • Preservar a produtividade dos colaboradores
  • Promover um clima organizacional positivo
  • Contribuir para redução de atritos em quem tem resistência à mudança
  • Gerar maior engajamento das equipes

Por que implementar gestão de mudança em sua empresa?

A gestão de mudança está no cerne da sobrevivência das empresas em qualquer lugar do mundo, mas muitas ainda não se deram conta dessa verdade. Um exemplo do universo de TI ilustra bem o que está chegando.

De acordo com Gartner, em 2023, 80% das equipes de ITSM (Information Technology Service Management, ou Gestão de Serviços de TI) que não adotaram uma abordagem ágil descobrirão que suas práticas de ITSM serão ignoradas ou contornadas, como resultados da adoção de formas mais ágeis de trabalho em outras partes da organização.

Trocando em miúdos, é o seguinte: o “modelo tradicional” de gestão de mudanças não serve mais. O que até então seria uma abordagem eficiente de implementação de ITSM não vai gerar o resultado desejado porque existirão outras opções bem mais adequadas em muito pouco tempo.

“As transformações de negócios digitais aumentam o volume, a frequência e a complexidade das mudanças enfrentadas pelas organizações e seus recursos”, garante Gartner. Ou seja, se as demandas se tornaram mais elaboradas e com maior urgência de respostas, é natural e esperado que do outro lado do balcão aconteça o mesmo. E, claro, que a TI possa dar apoio e suporte em todo arcabouço.

Gestão de mudança na TI

No “modelo tradicional” de gestão de mudanças, a equipe de TI se concentrava em elaborar seus projetos, executá-los e oferecer “serviços” internos às demais áreas da empresa. Todo o banco de conhecimentos e soluções de TI estavam sob o guarda-chuva daquele grupo seleto de colaboradores.

A tendência é que a transformação digital se descentralizar daqui por diante e seja transferida para as unidades de negócios. A TI não será mais a unidade centralizadora do processo de inovação. A inovação é um processo que deve acontecer por todas as áreas e cada qual terá seu próprio processo (e orçamento). Em contrapartida, a TI (que tem cada vez menos orçamento para aplicação plena) vai funcionar como apoio e suporte.

Neste cenário, as equipes de TI trabalharam como change enablers – habilitadores de mudança –, não mais são os gerentes de projetos. O mais provável será encontrar esses gerentes nas suas respectivas áreas.

Gestão de mudança na prática

Os primeiros passos são: priorizar, planejar e realizar testes. A tríade clássica de todo tipo de implementação de uma nova tecnologia. Genérico? Nem tanto. A aplicabilidade da gestão de mudança é bastante ampla e adaptável.

Competências que causam confusão para quem acaba de ingressar nesse universo. Gartner identificou que quase 70% das organizações aceleraram suas iniciativas de negócios digitais após a interrupção da pandemia, aumentando assim o volume, a frequência e a complexidade das mudanças.

Algumas foram muito bem-sucedidas. Outras escolheram frameworks ágeis que nem de longe conseguiram atingir as expectativas, por se manterem focados no desenvolvimento do produto e ignorarem os constantes processos de transição, das operações continuadas.

Para solucionar a questão, é preciso ter uma biblioteca de melhores práticas para TI que esteja alinhada com a transformação digital, a inovação constante e o aumento da agilidade das empresas, como ocorre com a versão 4 da ITIL, lançada em 2019.

O arcabouço da estrutura mais popular de ITSM ampliou o leque para 34 práticas incluindo a o controle de mudanças (no grupo de práticas de gerenciamento de serviços) e mudança organizacional (no grupo de práticas gerais). As pessoas estão no centro da Cadeia de Atividades de Valor de Serviço (Service Value Chain Activities – SVC), que são plano, designer e transição, entrega e suporte, produtos e serviços, engajamento, melhoria e construção e ganho.

Com a ITIL 4, a melhoria contínua é categorizada como uma prática de gerenciamento geral com o propósito de garantir que a empresa aprenda com os sucessos e os fracassos. A revisão da implementação e o processo de encerramento de mudanças são uma fonte de grande valor de dados que (retro)alimenta o processo de melhoria contínua. Outro ponto que chama a atenção foi a inclusão da prática “Gestão de Mudanças Organizacionais” nesta última versão, ou seja, o destaque que os mantenedores do ITIL quiseram dar ao assunto “mudanças” no contexto da organização como um todo (e não apenas na TI).

A Run2Biz está preparada para ajudar você e sua empresa a estruturar e implementar a gestão de mudança de maneira efetiva e personalizada, alcançando a excelência operacional e oferecendo uma experiência envolvente para seus colaboradores e seus clientes. Então, se este assunto é interessante para você, baixe agora mesmo nosso Guia Definitivo sobre Gestão da Mudança e continue expandindo seus conhecimentos sobre o tema.