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O segredo para reduzir custos nas operações de TI

A transformação digital tão necessária no momento COVID-19 e, principalmente, no pós-covid, será prioridade nas organizações. Ao mesmo tempo, isso parecerá impossível, pois o momento gerou fragilidade na economia e, portanto, além de promover a transformação digital, será necessário também promover redução de custos simultaneamente. Então, apesar da transformação digital e redução de custos andarem em caminhos opostos, iremos explicar neste artigo, que isso tudo é possível sim. 

Primeiramente, vamos entender os 4 grandes pilares da transformação digital, que são: 

O pilar mais importante no processo de redução de custos é com certeza o pilar da “Transformação Operacional”. Neste sentido da redução temos alguns segredos para revelar: 

Automatize processos

É um caminho rápido de alcançar economia. Substitua as atividades repetitivas humanas por automação de software. Libere esse tempo extra para atividades de maior valor agregado. Além de eliminar o risco humano do erro, a automação traz níveis de agilidade importantes para o setor alvo. 

Orquestre processos

É uma forma de alinhar as atividades agora automatizadas ou robotizadas juntamente com as atividades humanas de maior valor agregado. A orquestração garante que não exista desperdício de recursos e tempo (conceito Lean), portanto a orquestração é fundamental, além de alinhar necessidades de prazos e SLAs (Service Level Agreement) que o negócio necessita. 

Integração de sistemas legados/softwares diversos

É uma maneira de apoiar a automação e orquestração de processos, o que permite ganhos com a modernização de interfaces e redução de erros. Além de não necessitar de investimentos adicionais, pois a ideia principal é manter investimentos já realizados em sistemas legados/softwares diversos. 

Terceirização de TI

É uma forma que muda a rotina da empresa, deixando-a mais rápida, flexível e produtiva, além de proporcionar uma significativa redução de custos. Óbvio que depende de empresa para empresa, principalmente em decidir o que terceirizar, mas o processo em si traz grandes benefícios. A terceirização de partes ou áreas da TI, permite que colaboradores e gestores da contratante foquem naquilo que é prioridade, elevando o desempenho, além de reduzir custos e também por poder negociar condições melhores em tempos de crise, pois os funcionários e encargos não estão sob sua responsabilidade.  

Economize utilizando nuvem

É uma forma rápida de usar recursos computacionais sob demanda. Utilizar o que, quando, como e pelo tempo que precisar, é um benefício que se obtém com a Cloud Computing. Além de oferecer serviços importantes que apoiam na automação, podem ser feitos de imediato e desligados quando não mais necessários. Óbvio que necessita cuidado, e depende de uma análise da demanda, mas sem dúvida, cloud computing é importante na redução de custos. Dentro deste conceito, o SaaS (Software as a Service) é uma opção muito interessante, pois num único pacote de serviço, elimina-se a preocupação com armazenamento em bancos de dados, servidores de aplicação, entre outros, e você pode pagar pela quantidade de usuários que precisa e incrementar de acordo com seu crescimento.  

Estabeleça indicadores de desempenho

Os indicadores dão o caminho para o gestor sobre os rumos estabelecidos de seus objetivos, principalmente os objetivos de redução de custos e aumento de desempenho. De preferência, tenha soluções que gerenciem sua operação como um todo, que traga informações de cumprimento de SLAs, de satisfação do cliente/usuário, de efetividade dos processos, bem como demais operações dentro do setor, principalmente do setor de TI. No caso da TI, uma solução de ITSM (gerenciamento dos serviços de TI) bem implementada oferece uma visão operacional completa, além de trazer controles estratégicos de alinhamento ao negócio. Também, as ferramentas de ITSM modernas oferecem o conceito de ESM e facilitam enormemente as opções indicadas anteriormente de automação e orquestração de processos, pois essas ferramentas trazem como “core” de suas soluções, poderosas ferramentas de workflow e integração com legados. 

Obviamente, além do pilar de transformação operacional, temos os demais e podemos gerar redução de custos também nos pilares “Transformação Cultural” e “Transformação da Experiência”: 

Promova o Self-Service

É uma excelente forma de reduzir custos, pois aloca pessoas com a simples função de receber pedidos de algumas ações e executá-las em outras posições mais produtivas. Com o Self-Service, a própria pessoa solicitante preenche as informações de que precisa e, na maioria das vezes, com o uso de automações e integrações já é possível até completar a operação desejada. Além de trazer economia, traz agilidade e maior satisfação para quem solicita, pois uma nova geração de usuários está cada vez mais apta com relação a tecnologia e quer respostas mais rápidas. Esse conceito pode ser aplicado a clientes, colaboradores e fornecedores. Self-Service é para toda a cadeia de valor. 

Dentro do conceito de Self-Service o “self–healing” (autocura) é também um conceito poderoso na redução de custos, pois além de serviços, muitas pessoas entram em contato com a TI ou departamentos que provem serviços para resolver dúvidas. E neste caso, um bom software que guia o usuário, usando conhecimentos registrados ou “chatbots” (assistentes virtuais) são extremamente poderosos na redução de custos e, se integrados às automações, elevam exponencialmente o desempenho.  

A redução de custos alcançada de forma consistente e duradoura é por si uma grande vantagem competitiva, pois os custos menores é uma forma de se destacar da concorrência, conquistar mais competitividade e espaço no mercado. Isso permite a empresa o preparo para boas oportunidades no futuro, pois uma empresa enxuta e flexível tem maior autonomia e liberdade de ação em seus negócios. 

Em suma, a transformação digital é sem dúvida a transformação do desempenho. O digital deve facilitar e empoderar. Faça do digital o maior aliado de sua empresa. Bem-vindo à nova economia, bem-vindo ao sucesso! 

Quer saber mais sobre a potencialização da Transformação Digital no seu negócio? Converse com a gente e faça um diagnóstico de redução de custos na sua operação de TI. 

Por Emauri Gaspar, Cofounder da Run2biz

6 Estratégias para criar uma TI ágil e eficiente

Agilidade e eficiência são características fundamentais para alcançar resultados exitosos na moderna economia. Conheça 6 importantes estratégias que irão apoiar sua TI da melhor forma e, assim, potencializar os resultados do negócio.

1. Seja proativo 

É importante ter informações e meios que permitem se antecipar as situações que ocorrem na TI. Entender o que ocorre no ambiente interno da TI, principalmente no que tange aos elementos que constituem os serviços providos aos clientes, formam ferramentas de visualização antecipada dos impactos nos ambientes de negócio. 

Independentemente do nível de maturidade da TI, a gestão de eventos ou a implantação do Centro de Operações e Rede (NOC) é fundamental para se manter níveis adequados de respostas a incidentes, mantendo os Acordos de Nível de Serviço (Ou SLA – Service Level Agreement) de disponibilidade nos limites necessários (e acordados) ao negócio. 

Outro ponto importante é criar planos de continuidade, principalmente para serviços críticos que sustentam funções vitais para o negócio. Esses planos precisam ser validados e testados periodicamente, e verificado se todas as condições e ações necessárias para manter a continuidade e disponibilidade dos serviços seguem de acordo com o especificado. 

2. Facilite a comunicação e a colaboração 

Suas equipes precisam estar alinhadas a colaborarem em prol de objetivos em comum. Tenha ferramentas de trabalho que facilitem a comunicação e a colaboração. Promova uma cultura que foque nos objetivos de forma coletiva e que o conhecimento seja armazenado e divulgado. De preferência, use ferramentas ágeis e com conceitos fáceis, como ferramentas de Kanban que permitem comentários e colaboração entre a força de trabalho; ou ferramentas de ITSM, que permeiem toda a cadeia de valor e experiências dos contratos de fornecedores aos usuários e clientes. 

3. Aproxime-se do cliente e entregue valor periodicamente 

O principal objetivo da TI moderna é, fundamentalmente, satisfazer o cliente com entregas contínuas e de valor. A TI não é mais sobre tecnologia, mas sim sobre “valor”, que é obtido pelo uso da tecnologia. 

Faça o uso de frameworks que alinhem a TI na criação periódica de valor. Dentre estes frameworks está o ITIL4, Lean, DEVOPS, Kanban e Design Thinking.  

4. Elimine desperdícios e burocracia 

É importante ter um olhar “Lean”. Encontrar seus pontos de desperdício de tempo ou recurso e ajustar rapidamente. Elimine burocracias, remova gargalos de suas operações e ajude outros setores a fazerem o mesmo.  

Essa eliminação pode ser feita usando ferramentas modernas de Workflows Digitais que permitem a automação e integração, removendo acúmulos de atividades humanas repetitivas. As atividades humanas repetitivas podem trazer riscos de entrada de dados errados, o que se faz necessário o uso de mecanismos de auditoria e qualidade e torna cada vez mais caro o processo. A automação por Workflows Digitais além de resultar em mais rapidez, economia, confiabilidade e segurança na operação, libera mão de obra para atividades de maior valor agregado. 

5. Obtenha Feedback e Adapte-se 

Na economia moderna, aprender e adaptar práticas é a verdadeira arma competitiva de uma organização. Entenda o que ocorre no ambiente de suas entregas, saiba como seus clientes e usuários estão usando suas aplicações e serviços e promova constantemente adaptações em busca de melhorias. Além de ser parte da “customer experience”, é também parte da entrega constante de valor, pregado por vários frameworks modernos, permitindo e facilitando a cocriação de valor. 

6. Promova Gestão à Vista 

Gestão à Vista é a prática de colocar à disposição de todos, informações relevantes da empresa ou departamento, dados de performance, indicadores operacionais e de gestão.  

As vantagens de se adotar a gestão à vista são:  

  • Consciência da importância de cada um para os resultados da empresa;
  • Conhecimento das prioridades por todos os colaboradores; 
  • Aumento do engajamento e da produtividade;
  • Foco no que importa.

Utilize ferramentas que permitem a visualização em tempo real, ligando as atividades operacionais aos indicadores. 

Por Emauri Gaspar, Cofounder da Run2biz.

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