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A Realidade da Automação de Workflows

As atividades rotineiras e estruturadas de uma empresa em seus diversos setores podem ser colocadas em fluxos de trabalho, os conhecidos workflows. As tecnologias inovadoras são aliadas na automação das diversas etapas de operações, alcançando um nível mais alto de eficiência (e precisão nos processos), e economizando recursos valiosos para qualquer negócio. Acompanhe este artigo que vamos te contar mais sobre a Realidade da Automação de Workflows.

Na automação dos processos de negócios, algumas ferramentas são utilizadas. Elas têm o propósito de agilizar o fluxo das tarefas, proporcionando a transmissão das informações de um colaborador para o outro, a fim de que as ações sejam cumpridas dentro do prazo e das boas práticas.

Todas as atividades manuais em fluxo são fortes candidatas à automação, entretanto, algumas delas têm maior potencial de serem beneficiadas pela automação: solicitar serviços, aprovar e arquivar documentos, integrar novos funcionários, gerar relatórios, enviar comunicados, alterar e gerenciar contrato de fornecedores, notificar alterações de documentos, processar e autorizar contas a pagar, gerenciar a retenção e armazenamento de registros, entre outros.

A automação de workflows (fluxos de trabalho), garante que todas as etapas de um processo se alinhem com mais fluidez, simplificando e agilizando cada fase. A coordenação desse processo pode ser aprimorada por meio do uso de ferramentas capazes de realizar esse gerenciamento de fluxos de trabalho, como a 4Biz Service Management, tornando o processo mais ágil, com mais transparência, controle e gestão à vista com métricas e dashboards em tempo real.

Não são apenas áreas de TI que se beneficiam da automação de workflows. No exemplo acima é mostrado dentro da plataforma 4Biz como se comporta um fluxo de aprovação financeira.

O maior benefício da automação de workflows é a otimização dos processos envolvidos que entregam um alto nível de eficiência operacional. Por consequência, também beneficia outros aspectos. Listamos quatro que merecem destaque:

1. Redução de custos

A economia de tempo e dinheiro é uma das vantagens da automação de workflows, uma vez que os recursos empregados são otimizados e o retrabalho é diminuído.

2. Escalabilidade do negócio

Uma vez que o fluxo de processos está automatizado, pondo fim a gargalos, tarefas desnecessárias e redundantes, a empresa tem espaço para escalar e ampliar sua presença no mercado sem ameaçar o bom funcionamento das atividades rotineiras.

3. Maior performance

Saber o que fazer, e quando fazer, é um recurso extraordinário na gestão de tarefas individuais. O engajamento, a colaboração e a satisfação da equipe também tendem a aumentar num ambiente com workflows bem definidos e automatizados.

4. Eficiência na comunicação

Os times são capazes de se comunicarem melhor e aumentam o compromisso com a empresa. Também se tornam mais responsáveis pelas próprias atividades, liberando os gestores do micro gerenciamento para outras atividades mais estratégicas.

A Run2biz é a fabricante do  4Biz Service Management, uma plataforma de ITSM / ESM Gestão de Fluxos da TI / Gestão de Fluxos Corporativos) para orquestrar os fluxos de trabalho da empresa com eficiência. Ela é baseada em governança e métodos ágeis e permite a automação de workflows não apenas na TI mas em qualquer área de negócio, com flexibilidade e velocidade de implantação.

Clique aqui e saiba mais sobre o 4Biz!

3 razões para automatizar serviços corporativos

As palavras automação e hiperautomação estão estampadas para todos os lados. Aos olhos das empresas, padronizar processos, reduzir atividades repetitivas, otimizar tempo, energia e recursos financeiros têm sido meios de elevar a qualidade dos serviços prestados e dos produtos oferecidos aos seus clientes. Neste cenário, muitos gestores vivem o dilema entre um caminho sem volta e uma “moda” passageira. Aqui apresentaremos 3 razões para automatizar serviços corporativos, algo que se tornou uma necessidade.

Independente da área de atuação, todo negócio tem um vasto leque de funções administrativas que sustentam suas atividades: contabilidade, recursos humanos, logística, comunicação, serviços financeiros ou jurídicos, entre outros. Esses setores demandam muita atenção e têm diversos processos, cada vez mais integrados e mais sofisticados. Além de não existir mais espaço para fugir da modernização, se faz urgente a gestão de serviços corporativos (ou ESM, Enterprise Service Management, a sigla em inglês).

Em resumo, entre as razões que justificam a automação da gestão de serviços corporativos, estão: 

  1. Aumento na produtividade das equipes e processos;
  2. Redução de custos, tempo e esforço;
  3. Maior segurança nas transações e na confiança do workflow;

E uma razão bônus: Maior satisfação dos clientes atendidos e dos colaboradores envolvidos.

3 razões para automatizar serviços corporativos

Para entender melhor, um exemplo que ilustra bem o contexto: Sem a automação, o fluxo de trabalho ao gerir uma venda online e a entrega de um produto seria bastante trabalhosa – e suscetível a uma série de erros. O pedido seria recebido por um colaborador que encaminharia para outro no estoque, um terceiro separaria e embalaria manualmente. Em paralelo, um colega do setor de vendas emitiria a nota fiscal e a etiqueta de envio. Um quinto colaborador faria o despacho para transportadora, todos torcendo para que chegasse no destino sem extravio, porque não seria possível rastrear. Ao longo da trajetória, todos poderiam estar usando planilhas, conferindo os detalhes buscando evitar ruídos e erros, porém, a margem para desvios no procedimento seria considerável. 

Em uma cadeia que utiliza os conceitos de ESM, uma vez que a venda tenha sido confirmada, o próprio sistema aciona a emissão de nota fiscal, dispara o pedido para o estoque (que também pode ser automatizado), a transportadora é acionada e o pacote rastreado. Um padrão de plano de ação é executado com pouca ou nenhuma interferência humana até chegar ao destino final: o cliente satisfeito.

O exemplo traz consigo as três – de várias – razões para sua empresa não adiar mais a implementação de ESM e turbiná-la com automação. Sem a necessidade de uma quantidade considerável de profissionais direcionados para aquele fluxo de trabalho (workflow), as equipes ficam liberadas para atividades mais estratégicas (como o customer success), os erros humanos são minimizados (ou praticamente extintos), um padrão de atividades é estabelecido para todos os tipos de vendas semelhantes e se eleva a qualidade e a segurança na prestação de serviços.

A Run2biz tem como propósito facilitar a Gestão de Serviços para empresas que querem sobreviver à evolução do mercado, simplificando a Tecnologia da Gestão de Serviços na TI e outros departamentos para empresas que querem estar presentes no futuro. Clique aqui e conheça o 4Biz Service Management – a plataforma de ESM & ITSM desenvolvida pela Run2biz.

8 razões para ter uma central de serviços compartilhados na sua empresa

A competitividade de um negócio está diretamente ligada ao quanto se está focado em seu core business, otimizando o fluxo das atividades de apoio.  Por essa razão, 90% das 100 maiores empresas do mundo usam Centros de Serviços Compartilhados (CSC), de acordo com a revista Fortune. 

Os CSC são estruturas organizacionais que reúnem algumas das principais atividades de apoio da empresa em um centro autônomo. O objetivo é aprimorar a eficácia organizacional por meio da centralização de funções que não são o coração do negócio, mas que impactam diretamente nas rotinas da empresa, e com isso conquistar uma série de benefícios em curto e longo prazos.

Os setores Financeiro, Marketing, de Compras, de Recursos Humanos, de Atendimento ao Cliente são alguns que podem compor a CSC.  A integração vai depender do propósito da empresa tendo em vista que o modelo é flexível. Por exemplo, um mesmo Service Desk de suporte pode atender tanto às demandas de clientes internos – como o pedido de compras de materiais –, quanto externos, como quando há solicitação de assistência técnica. 

8 razões de uma CSC na sua empresa

Conheça algumas das razões para implementar CSC em sua empresa e ser mais produtivo e competitivo no mercado:

1. Organização mais efetiva da empresa

Ao implementar um modelo de serviços compartilhados, toda a organização será dividida em equipes menores, cada qual com uma função clara e estabelecida estrategicamente. 

2. Padronização de processos 

O CSC possibilita que os processos de toda a empresa sejam padronizados. Desse modo, as equipes que estão envolvidas na solução das demandas trabalham com o máximo de eficiência e sinergia.

3. Experiência mais personalizada

A importância da experiência do cliente é cada vez mais relevante e uma integração em toda a empresa traz isso de modo sólido.

4. Otimização da qualidade do serviço prestado

Um dos pilares da implementação do CSC é a pesquisa de satisfação com clientes internos e externos. Por intermédio dela é possível monitorar o feedback e distinguir quais os pontos que devem ser aperfeiçoados.

5. Apoio de dados 

As equipes saberão precisamente no que estão se concentrando e poderão conduzir essas análises e transformá-las em um plano de continuidade e progresso para planos futuros. Além disso, é possível ter um panorama mais claro do estado e direcionamento da empresa como um todo, descartando tarefas e informações irrelevantes.

6. Redução de custos

Por meio de técnicas de gestão de processos e da integração dos setores, é possível otimizar o serviço prestado, evitando tarefas desnecessárias e retrabalho. Assim, há abertura para reduzir custos.

7. Foco no crescimento do negócio

Como os CSCs concentram as atividades de apoio, as áreas que estão empenhadas no core business do negócio ficam livres para investirem tempo e energia na entrega e no crescimento dos resultados.

8. Comunicação aprimorada

A implementação de um CSC amplia a colaboração entre os departamentos, promovendo a troca de informações, tendo como resultado a rapidez e efetividade nos processos.

A Run2biz aprimora e padroniza facilmente as operações de CSC de seus clientes a partir de modelos de processos pré-montados com base nas melhores práticas de governança do mercado. Agende um horário com um de nossos consultores e saiba como podemos ajudar empresas como a sua.

Organização, governança e métricas são pilares da eficiência e produtividade. Saiba como alcançá-los com o 4Biz Service Management.

Automação de Workflows: reduza custos em até 60%

Especialistas afirmam que o Brasil pode ter mais uma década perdida, como ocorreu nos anos de 1980. Depois de despontar entre as maiores economias do planeta, o país perdeu o caminho do crescimento e as dificuldades impostas pela pandemia da Covid-19 expuseram ainda mais antigas carências. O resultado foi a recessão anunciada ainda no primeiro semestre de 2020 e um encolhimento de 4,05% no Produto Interno Bruto (PIB), segundo prévia do Banco Central, divulgada em meados de fevereiro de 2021. 

O panorama econômico apresenta os indicativos necessários para que as empresas acabem de uma vez por todas com as dúvidas que ainda restam sobre a necessidade da transformação digital e inovação para a longevidade dos negócios. As mudanças nas relações de consumo, o home office e as diversas adaptações ocorridas de forma abrupta elevaram os investimentos e os gastos com TI. 

Por isso mesmo, nunca houve momento melhor para identificar oportunidades de reduzir e otimizar custos operacionais por meio de automações de inteligência artificial e workflows. A Run2biz adaptou suas soluções de AIOps (Artificial Intelligence for IT Operations), o Simon, e o Center, para as necessidades trazidas pela pandemia e oferece aos seus clientes uma nova versão adequada ao que o momento exige. 

Antes de entender como encolher a fatura operacional, vamos entender o que são AIOps e workflows:

O que é AIOps?

AIOps são aplicações em multicamadas reunindo em um mesmo sistema soluções de Inteligência artificial como machine learning, big data e analytics. Dessa maneira é possível conectar e gerir simultaneamente múltiplas fontes de dados e diversos dispositivos. Atualmente, é a melhor alternativa para manter ambientes disponíveis, seguros e em atividade contínua.

O que é Workflow?

Workflows são uma sequência de tarefas que processam um conjunto de dados, ocorrendo em todos os tipos de negócios e setores. Sempre que os dados passam por colaboradores e/ou sistemas, um fluxo de trabalho (workflow) é criado. O processo pode ser otimizado quando associado a AIOps, capaz de conectar e gerir simultaneamente múltiplas fontes de dados e diversos dispositivos a partir de multicamadas, machine learning, analytics e big data. Ou seja, menos custo, mais eficiência e produtividade. 

Empresas que implantaram a automação de workflows contam com benefícios como: 

  • Padronização do trabalho e ganhos de eficiência;
  • Aderência a sistemas de qualidade (ISO 9001, entre outros), pois o software organiza o fluxo de trabalho (entre várias equipes inclusive) e gerencia a produção e geração de estatísticas necessárias;
  • Gestão complexa de dados;
  • Algoritmos de redução e correlação (agilidade na detecção de anomalias produtivas);
  • Melhor priorização dos problemas;
  • Visibilidade sobre todo o ambiente TI;
  • Agilidade e colaboração entre equipes;
  • Com a padronização, iniciamos processos de melhoria de contínua. Melhorar a cada ciclo sempre;
  • Redução de custos operacionais, em alguns casos, de até 60%.

Vale ressaltar que a aplicabilidade desses benefícios oferecidos pela automação de workflows não se limita à área de TI. Exatamente o contrário, do atendimento ao cliente aos setores Administrativo, Financeiro e Facilities, todos podem ter ganhos significativos com a otimização e automação dos fluxos de trabalho. A Run2biz trabalha para apoiar o desempenho e a evolução da Transformação Digital de maneira rápida, consistente e compatível com as mudanças aceleradas do nosso tempo. Agende com um consultor agora mesmo e saiba como revolucionar a TI e outros setores de sua empresa com a plataforma 4Biz Service Management.  

Por que investir em uma Central de Serviços Compartilhados – CSC? Confira!

A produtividade e a excelência são requisitos necessários para o bom desempenho nos negócios, mas para atingi-las é importante resolver um grande impasse: a fragmentação em departamentos especializados com estratégias, processos e fluxos próprios. Imagine o cenário: um profissional altamente capacitado, envolvido em um grande projeto da empresa, interrompe suas atividades para atender ou ajudar em uma demanda administrativa e com informações faltando. Quando o episódio é pontual, é de se esperar que não tenha maiores consequências. Como rotina, os prejuízos são de grande escala. Se você deseja saber por que investir em uma Central de Serviços Compartilhados – CSC, continue a leitura que vamos te ajudar!

Sabe como é ter solicitações de diversos departamentos chegando por e-mail ou telefone (sem padronização e com informações faltando), planilhas e tabelas dispersas e desatualizadas, e falta de visão gerencial com métricas precisas? Uma boa maneira de resolver a questão é separar a equipe e os trabalhos conforme as atividades-meio e fins da empresa e implementar uma Central de Serviços Compartilhados – CSC.

O conceito desse modelo de gestão chegou ao Brasil na década de 1990, depois de 20 anos sendo aprimorado nos EUA. O princípio é o da convergência, ou seja, em um só espaço e para um só time são direcionadas as operações de apoio das diversas áreas de maneira centralizada, integrada e eficiente. Dessa maneira, as demais unidades de negócio se concentram no core business da organização. 

União e Flexibilidade

Os setores Financeiro, Marketing, de Compras, de Recursos Humanos, de Atendimento ao Cliente são alguns que podem compor a CSC.  A integração vai depender do propósito da empresa tendo em vista que o modelo é flexível. Por exemplo, um mesmo Service Desk de suporte pode atender tanto às demandas de clientes internos – como o pedido de compras de materiais –, quanto externos, como quando há solicitação de assistência técnica. 

Para que a CSC cumpra seu papel, alguns pontos precisam ser observados. O primeiro deles é o mapeamento das funções e serviços que estão distribuídas nos diversos departamentos que, juntas e adaptadas, vão gerar um ganho no desempenho dos objetivos pretendidos. Outro ponto importante é ajustar a equipe aos procedimentos padronizados com a centralização dos processos operacionais e administrativos. 

Benefícios 

A padronização das tarefas e o alinhamento da mentalidade daqueles que formam o time da CSC leva a uma comunicação mais assertiva e simples, eliminando os ruídos e elevando a sinergia entre desses profissionais entre si e com aqueles que exercem as funções das atividades-fim. A lista de benefícios da implantação da CSC é extensa, com destaque para o ganho de produtividade e de qualidade nos serviços prestados, a redução de riscos e de falhas, o acréscimo na previsibilidade e replicação do roteiro estabelecido, a melhoria contínua e a celeridade operacional. 

Outra boa notícia é que a CSC é indicada para empresas pequenas, médias ou grandes com as mesmas vantagens.  Sem a redundância de trabalho e com a unificação do grupo, há uma economia em escala e, provavelmente, esse é um dos aspectos que mais motivam corporações do mundo todo a adotarem a CSC. 

Conheça o 4Biz Fast Forward, uma Central de Serviços Compartilhados (CSC) escalável, que pode ser implantada em até 48h e com baixo custo. Veja como funciona o CSC disponível no 4Biz Fast Forward:

O 4Biz Fast Forward (versão sob medida da plataforma 4Biz Enterprise), foi desenhada para empresas que estão dando os primeiros passos na governança corporativa e precisam de um custo que represente baixo impacto em seu orçamento. Clique aqui e conheça!