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Veja os erros na gestão de custos da TI que sua empresa pode estar cometendo

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Alinhar os custos do setor de TI ao orçamento da empresa é um dos grandes desafios do gestores. O objetivo é sempre produzir mais, sem elevar os gastos e isso requer um bom planejamento e a adoção das ferramentas certas. Nas empresas que não têm a TI como core business, o orçamento disponibilizado para o setor tende a ser mais enxuto e pautado por um bom retorno. Nesse cenário, a margem de erros na gestão de custos da TI deve ser mínima.

A transformação digital e o aumento da demanda por ativos de TI dentro das empresas deu ao setor um papel mais estratégico. Com isso, em vez de se pautar em cortes, a redução de custos deve estar alinhada com a otimização da produtividade. 

Neste post, vamos entender os principais erros na gestão de custos de TI que estão ligados a falhas de planejamento. Confira!

Não integrar a TI ao resto da empresa

A integração entre TI e os demais setores é primordial por vários motivos, entre eles a otimização da gestão de custos. Quando o setor se comunica bem com o resto da empresa, as demandas de negócios são mais bem alinhadas, com menos gastos de tempo de trabalho com atividades que não darão retorno. Essa relação é primordial, também, para que não haja desperdício em licenças de softwares e tecnologias que não agregam valor.

Não virtualizar a sua estrutura de servidores

Uma das melhores maneiras de aproveitar melhor a infraestrutura de rede existente em uma empresa é com a virtualização dos servidores. Por meio desta, é possível alocar os recursos de acordo com a demanda da companhia, sem a necessidade de manter uma estrutura ociosa, que gera gastos sem retorno. A virtualização simplifica a manutenção e gera mais segurança.

Não aproveitar os benefícios da computação em nuvem

Um dos maiores gastos de TI que uma empresa pode ter é a manutenção de toda uma infraestrutura para manter os serviços em ordem. Um servidor dedicado físico, por exemplo, pode demandar grande parte do orçamento da organização, seja com energia elétrica, reparos, upgrades, disponibilidade e trocas de equipamentos.

Quando a companhia adota a computação em nuvem, ela consegue enxugar boa parte dessa infraestrutura, tornando-a virtual. O data center fica sob responsabilidade do provedor do serviço e sua empresa paga apenas pelos recursos que utilizar. Além da infraestrutura, a nuvem pode abrigar os sistemas de gestão da companhia, que podem ser migrados ou adquiridos no modelo SaaS.

Não automatizar os processos operacionais

Uma das maneiras mais eficazes de reduzir os custos do setor de TI é com a automatização de processos. Quando a empresa transforma as tarefas repetitivas e manuais por sistemas, além de melhorar a qualidade e reduzir os erros, diminui o tempo gasto na execução das atividades.

Um processo automatizado garante a execução das tarefas sem problemas de ordem humana a que estamos todos sujeitos. Podemos citar como exemplo a distração, a fadiga e outros fatores que possam acontecer na execução de atividades repetitivas. Menos erros e retrabalhos, aliados ao aumento de produtividade, reduzem custos e entregam um ganho técnico com redirecionamento da equipe para a geração de valor.

Não utilizar bons equipamentos

Outro erro que as empresas cometem na gestão de custos de TI é o de tentar economizar utilizando equipamentos baratos, de baixo desempenho. Uma das justificativas para esse erro está no fato da adoção da computação em nuvem permitir o acesso remoto a sistemas e desktops virtuais. Em temos de produtividade, esse “barato” pode sair caro, afinal, o seu desempenho correrá o risco de ficar limitado por esses dispositivos.

Para atingir a transformação digital com qualidade e eficácia, o setor de TI deve investir nos melhores equipamentos, que consigam atender às demandas de negócios sem falhas técnicas. Somente assim, será possível aumentar o desempenho da empresa, ter a base de automação dos processos operacionais, com menos erros, menos gastos no setor e uma melhor gestão de custos.

Não terceirizar alguns serviços

As pequenas e médias empresas podem ter dificuldades para tocar grandes projetos de TI e manter uma equipe interna. O que acontece é que muitos gestores ficam receosos com a possibilidade de terceirizar alguns serviços, com medo de perder o controle do setor.

Na verdade, além de não perder o controle, há um aumento da qualificação do setor, dos serviços e a otimização dos custos. A empresa passa a ter um custo fixo e programável para a TI e, ao mesmo tempo, ganha em qualidade e planejamento.

Não fazer um inventário das licenças de software

Muitas empresas negligenciam com relação aos inventários de software e acabam com uma série de licenças ativas, sem utilizá-las. Isso significa que o orçamento de TI fica insuflado por aplicações que geram custos, sem dar nenhum retorno, por pura falha de gestão.

Para evitar essa situação, é importante que o gestor de TI programe inventários periódicos no intuito de avaliar todas as licenças de softwares ativas na empresa, com todos os detalhes da usabilidade e finalidade deles, além das datas em que elas expiram. Assim, será possível mapear a cada inventário, se esses softwares ainda estão em uso, se podem ser substituídos, descontinuados ou ter suas funções passadas para outro que já esteja em uso.

Uma boa solução que ajuda a monitorar licenças, ativos, requisições e fluxos é a adoção de sistemas de gestão de serviços, contratados no modelo SaaS — software como serviço — em que a companhia paga de acordo com os módulos necessários para os seus processos.

Neste post, vimos alguns erros na gestão de custos da TI que o seu negócio não pode cometer. Para evitar tais equívocos, você pode contar com a ajuda de uma empresa parceira especializada, como a Run2biz. Desenvolvemos produtos e soluções completas que melhoram a TI e a Transformação Digital das empresas. O objetivo é aprimorar os negócios por meio da gestão, com processos desenvolvidos e automatizados, gerando retorno de investimento.

Gostou do post? Quer saber a melhor forma de reduzir e melhorar a sua gestão de custos de TI com a otimização de sua infraestrutura? Entre em contato conosco e descubra como a plataforma 4Biz pode ser uma excelente solução!

Conheça 5 dicas para a redução de custos em TI

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A área da tecnologia da informação, atualmente, é muito importante para todas as companhias, especialmente em razão da necessidade que há nos negócios com relação ao melhor aproveitamento da tecnologia.

Em razão do orçamento, no entanto, nem sempre é possível realizar maiores investimentos no setor e, nesse momento, os gestores podem também se perguntar: como realizar a redução de custos na TI?

Para ajudá-lo nessa tarefa, separamos neste post 5 dicas sobre redução de custos na TI de uma empresa e como aprimorar a gestão do seu negócio a partir disso. Continue a leitura e confira todos os detalhes sobre o tema!

Quais são os principais custos com a área de TI?

Se não forem devidamente mensurados e reduzidos, os valores gastos com TI podem representar uma parte significativa dos custos de uma empresa, especialmente porque existem despesas “invisíveis” nessa área — aqueles que são não são facilmente perceptíveis.

Além dos custos com hardwares, há gastos com uma infraestrutura inteira que abrange a TI, como firmware, equipamentos, segurança, mão de obra, treinamento pessoal, suporte técnico e atualização dos sistemas. Existem, ainda, as despesas para consertar falhas e indisponibilidades recorrentes.

Mais uma das despesas que deve ser levada em consideração diz respeito aos contratos de garantia que, por sua vez, precisam ser atualizados e renovados de maneira periódica. Por fim, para mensurar o custo total de uma empresa com TI, é preciso mensurar os gastos com itens como plano de contingência, backups, desastres e quedas.

É fundamental que a TI seja vista como uma área estratégica dentro da empresa, que acompanha as inovações do mercado, garantindo ambientes seguros e monitorados, na busca de adotar estratégias que contribuirão para a redução de seus custos e, ainda, para o incremento das melhores práticas na produtividade e gestão.

Como realizar a redução de custos na TI?

Agora que você já sabe quais são os principais gastos da área de TI, veja, a seguir, 5 dicas para a redução de seus custos!

1. Automatize processos operacionais

Um dos mais relevantes custos das empresas com a sua área de TI é, sem dúvidas, o capital humano, uma vez que é preciso pagar remunerações para a contratação de mão de obra especializada em tecnologia. Além disso, existe uma carga tributária imposta ao vínculo empregatício. No mais, muitas vezes é preciso gastar com o treinamento dos colaboradores, para que o serviço seja executado da maneira esperada pela empresa.

Em razão dessa situação e a fim de controlar esse tipo de gasto, é importante automatizar a maior parte dos processos, considerando aqueles que não perdem a percepção de valor perante o cliente final, seja ele externo ou interno. Entre as rotinas que podem ser automatizadas, por exemplo, podemos apontar as atualizações de software, backup e monitoramento de rede.

A automação de algumas rotinas é uma maneira extremamente eficaz de se diminuir os custos do setor de TI, bem como transformar tarefas repetitivas feitas por pessoas em processos executados por sistemas e softwares — isso é uma tendência natural.

É preciso considerar, ainda, que uma tarefa automatizada costuma apresentar mais confiabilidade do que uma realizada por mão de obra humana, uma vez que um sistema não comete falhas em razão de cansaço ou distrações. Além disso, em geral, as atividades passam a ser realizadas de forma mais rápida, o que aumenta a produtividade da empresa em determinadas rotinas.

2. Integre a TI com outras áreas da empresa

Apesar de muitas vezes parecer difícil fazer com que a TI se integre bem com o restante de uma empresa, costuma valer a pena investir nesse relacionamento. O setor de TI se relacionar bem com as demais áreas de uma companhia é importante por diferentes razões, sendo a redução de custos uma das mais relevantes.

Quando as equipes contam com uma relação mais profunda, a equipe de TI consegue entender melhor quais são as reais demandas das áreas da empresa, o que faz com que eles gastem menos tempo de trabalho com atividades que não vão gerar valor.

Além disso, quando o setor de TI passa a entender as reais necessidades das demais equipes, desperdícios relacionados a licenças de softwares e tecnologias que nunca são aceitos e utilizadas pelos times operacionais são evitados.

3. Considere a terceirização de alguns tipos de serviços

Algumas atividades relacionadas a TI podem ser terceirizadas para encontrar profissionais mais especializados em determinadas áreas e reduzir custos. O Outsourcing, por exemplo, é uma forma de aumentar a qualidade dos serviços oferecidos e economizar.

Os gestores muitas vezes encontram uma resistência à terceirização em razão do sentimento de perda do controle. Mas nos casos em que a parceria é bem estruturada, isso não deve ocorrer. Basta selecionar de maneira criteriosa os serviços a serem terceirizados.

Como consequência da terceirização, a área de TI pode apresentar um desempenho ainda melhor. A empresa, por sua vez, consegue melhorar a sua saúde financeira, uma vez que essa é uma das maneiras mais significativas para a redução de custos em TI.

4. Utilização de cloud computing

Os gastos de uma empresa com a infraestrutura de tecnologia da informação podem ser muito significativos. Reduzi-los, portanto, tende a ser um grande desafio. Nesse sentido, a cloud computing (ou computação em nuvem) se mostra uma ótima opção nesse sentido.

Com a nuvem, o que deve ser realizado internamente na infraestrutura passa a ser de responsabilidade de um provedor, sendo necessário apenas pagar pelos serviços contratados. Com isso, diferentes preocupações, como as relacionadas à aplicações e hardwares e os seus custos, deixam de ser de responsabilidade da empresa. Esta, por sua vez, recebe tudo de maneira atualizada, virtualizada e com disponibilidade superior à anterior.

5. Promova o autosserviço

Por fim, o autosserviço é capaz de diminuir os custos dos serviços de TI e suporte técnico, uma vez que é capaz de mover questões para o usuário a um valor inferior. Em geral, ele funciona da maneira adequada e integrada à base de conhecimento da empresa em serviços como redefinições de senha, FAQs e requisições, entre outros.

Agora que você já sabe quais são os principais gastos de uma empresa com Tecnologia da Informação e até mesmo conhece as 5 dicas sobre a redução de custos na TI, considere colocá-las em prática o quanto antes para que seja possível usufruir de menores gastos e melhorar a saúde financeira do seu negócio!

Se você gostou das dicas que apresentamos, continue a visita em nosso blog e conheça mais sobre o segredo para reduzir custos nas operações de TI!

O segredo para reduzir custos nas operações de TI

A transformação digital tão necessária no momento COVID-19 e, principalmente, no pós-covid, será prioridade nas organizações. Ao mesmo tempo, isso parecerá impossível, pois o momento gerou fragilidade na economia e, portanto, além de promover a transformação digital, será necessário também promover redução de custos simultaneamente. Então, apesar da transformação digital e redução de custos andarem em caminhos opostos, iremos explicar neste artigo, que isso tudo é possível sim. 

Primeiramente, vamos entender os 4 grandes pilares da transformação digital, que são: 

O pilar mais importante no processo de redução de custos é com certeza o pilar da “Transformação Operacional”. Neste sentido da redução temos alguns segredos para revelar: 

Automatize processos

É um caminho rápido de alcançar economia. Substitua as atividades repetitivas humanas por automação de software. Libere esse tempo extra para atividades de maior valor agregado. Além de eliminar o risco humano do erro, a automação traz níveis de agilidade importantes para o setor alvo. 

Orquestre processos

É uma forma de alinhar as atividades agora automatizadas ou robotizadas juntamente com as atividades humanas de maior valor agregado. A orquestração garante que não exista desperdício de recursos e tempo (conceito Lean), portanto a orquestração é fundamental, além de alinhar necessidades de prazos e SLAs (Service Level Agreement) que o negócio necessita. 

Integração de sistemas legados/softwares diversos

É uma maneira de apoiar a automação e orquestração de processos, o que permite ganhos com a modernização de interfaces e redução de erros. Além de não necessitar de investimentos adicionais, pois a ideia principal é manter investimentos já realizados em sistemas legados/softwares diversos. 

Terceirização de TI

É uma forma que muda a rotina da empresa, deixando-a mais rápida, flexível e produtiva, além de proporcionar uma significativa redução de custos. Óbvio que depende de empresa para empresa, principalmente em decidir o que terceirizar, mas o processo em si traz grandes benefícios. A terceirização de partes ou áreas da TI, permite que colaboradores e gestores da contratante foquem naquilo que é prioridade, elevando o desempenho, além de reduzir custos e também por poder negociar condições melhores em tempos de crise, pois os funcionários e encargos não estão sob sua responsabilidade.  

Economize utilizando nuvem

É uma forma rápida de usar recursos computacionais sob demanda. Utilizar o que, quando, como e pelo tempo que precisar, é um benefício que se obtém com a Cloud Computing. Além de oferecer serviços importantes que apoiam na automação, podem ser feitos de imediato e desligados quando não mais necessários. Óbvio que necessita cuidado, e depende de uma análise da demanda, mas sem dúvida, cloud computing é importante na redução de custos. Dentro deste conceito, o SaaS (Software as a Service) é uma opção muito interessante, pois num único pacote de serviço, elimina-se a preocupação com armazenamento em bancos de dados, servidores de aplicação, entre outros, e você pode pagar pela quantidade de usuários que precisa e incrementar de acordo com seu crescimento.  

Estabeleça indicadores de desempenho

Os indicadores dão o caminho para o gestor sobre os rumos estabelecidos de seus objetivos, principalmente os objetivos de redução de custos e aumento de desempenho. De preferência, tenha soluções que gerenciem sua operação como um todo, que traga informações de cumprimento de SLAs, de satisfação do cliente/usuário, de efetividade dos processos, bem como demais operações dentro do setor, principalmente do setor de TI. No caso da TI, uma solução de ITSM (gerenciamento dos serviços de TI) bem implementada oferece uma visão operacional completa, além de trazer controles estratégicos de alinhamento ao negócio. Também, as ferramentas de ITSM modernas oferecem o conceito de ESM e facilitam enormemente as opções indicadas anteriormente de automação e orquestração de processos, pois essas ferramentas trazem como “core” de suas soluções, poderosas ferramentas de workflow e integração com legados. 

Obviamente, além do pilar de transformação operacional, temos os demais e podemos gerar redução de custos também nos pilares “Transformação Cultural” e “Transformação da Experiência”: 

Promova o Self-Service

É uma excelente forma de reduzir custos, pois aloca pessoas com a simples função de receber pedidos de algumas ações e executá-las em outras posições mais produtivas. Com o Self-Service, a própria pessoa solicitante preenche as informações de que precisa e, na maioria das vezes, com o uso de automações e integrações já é possível até completar a operação desejada. Além de trazer economia, traz agilidade e maior satisfação para quem solicita, pois uma nova geração de usuários está cada vez mais apta com relação a tecnologia e quer respostas mais rápidas. Esse conceito pode ser aplicado a clientes, colaboradores e fornecedores. Self-Service é para toda a cadeia de valor. 

Dentro do conceito de Self-Service o “self–healing” (autocura) é também um conceito poderoso na redução de custos, pois além de serviços, muitas pessoas entram em contato com a TI ou departamentos que provem serviços para resolver dúvidas. E neste caso, um bom software que guia o usuário, usando conhecimentos registrados ou “chatbots” (assistentes virtuais) são extremamente poderosos na redução de custos e, se integrados às automações, elevam exponencialmente o desempenho.  

A redução de custos alcançada de forma consistente e duradoura é por si uma grande vantagem competitiva, pois os custos menores é uma forma de se destacar da concorrência, conquistar mais competitividade e espaço no mercado. Isso permite a empresa o preparo para boas oportunidades no futuro, pois uma empresa enxuta e flexível tem maior autonomia e liberdade de ação em seus negócios. 

Em suma, a transformação digital é sem dúvida a transformação do desempenho. O digital deve facilitar e empoderar. Faça do digital o maior aliado de sua empresa. Bem-vindo à nova economia, bem-vindo ao sucesso! 

Quer saber mais sobre a potencialização da Transformação Digital no seu negócio? Converse com a gente e faça um diagnóstico de redução de custos na sua operação de TI. 

Por Emauri Gaspar, Cofounder da Run2biz