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Automação de tarefas: como ela auxilia seus processos no modelo híbrido de trabalho?

O isolamento social provocado pela pandemia da Covid-19 exigiu uma série de adaptações rápidas e assertivas no universo corporativo. Ainda que, aos poucos, algumas empresas retornam à rotina em seus espaços físicos, muitas outras preferiram adotar o modelo híbrido de trabalho em definitivo, harmonizando a rotina presencial ao trabalho remoto. 

As perspectivas de transformação digital são elevadas nesse modelo de trabalho. Para que a prática atenda às expectativas, cabe a cada negócio customizar a abordagem às necessidades características de cada área da empresa e ajustar os fluxos de tarefas aos colaboradores. Daqui por diante, o desafio de muitas organizações não será como gerenciar as equipes remotamente, mas administrar a força de trabalho híbrida com eficiência. 

O modelo híbrido oferece autonomia para os colaboradores decidirem como, onde e quando realizarem suas atividades da melhor forma possível. Dessa maneira, os profissionais podem optar entre cumprir as tarefas em home office, na sede da empresa ou em escritórios flexíveis. Além disso, esse formato gera mais comodidade e flexibilidade de horário. Por outro lado, as empresas têm a possibilidade de diminuir custos, melhorar a produtividade e os resultados e reduzir o turnover.

A automação é uma dessas soluções adaptativas promissoras aliada do trabalho remoto em um ambiente otimizado de TI dinâmica e moderna. Afinal, em uma era em que o tempo continua sendo um dos bens mais escassos, é preciso respostas rápidas, eficientes e processos produtivos independente do contexto em que as tarefas são realizadas. 

É nessa circunstância que estruturas de suporte como AIOps, Service Desk e Help Desk se tornam muito relevantes: por meio de diversas categorias de contato como e-mail, telefone, redes sociais ou aplicativos contribuem para o processo de atendimento de demandas. Confira como cada uma dessas soluções funciona: 

AIOps

A AIOps (Artificial Intelligence for IT Operations ou Inteligência Artificial para operações de TI) utiliza ciência de dados, Inteligência Artificial e machine learning para dar às equipes de ITOps os recursos necessários para automatizar tarefas de TI, usando como base os dados gerados pela própria operação. Além disso, oferece uma abrangência em tempo real dos problemas que estão prejudicando a atuação ou a disponibilidade dos sistemas sob sua responsabilidade.

Service Desk 

O Service Desk tem um papel fundamental para auxiliar na gestão de TI nas mais diversas áreas ou negócios, além disso está na linha de frente, lidando com os clientes e potenciais clientes. Afinal, a integração com as soluções tecnológicas é uma questão estratégica e determinante para a boa experiência do usuário, a produtividade das equipes e a redução de custos operacionais.

Help Desk

Como soluciona problemas menos complexos, o Help Desk é caracterizado em algumas empresas como “primeiro nível de atendimento”. Progressivamente, o Help Desk reúne variados canais de comunicação: central telefônica, chat, e-mails e até o portal da empresa. As demandas recebidas são apontadas para o controle de atendimento. 

Embora muitas vezes serem usadas como sinônimos, na prática, as organizações de Help Desk e Service Desk juntam finalidades de serviços distintos, todavia, em muitas ocasiões, complementares. Devido a sua maior amplitude de escopo, se pode dizer que o Service Desk é uma versão aperfeiçoada e expandida do Help Desk.A Run2biz oferece várias soluções que garantem a automação necessária para as equipes das diversas áreas da sua empresa e pode dar total suporte ao modelo híbrido, tradicional ou remoto de trabalho em sua organização. Agende seu horário com um de nossos consultores.

Por que investir em uma Central de Serviços Compartilhados – CSC? Confira!

A produtividade e a excelência são requisitos necessários para o bom desempenho nos negócios, mas para atingi-las é importante resolver um grande impasse: a fragmentação em departamentos especializados com estratégias, processos e fluxos próprios. Imagine o cenário: um profissional altamente capacitado, envolvido em um grande projeto da empresa, interrompe suas atividades para atender ou ajudar em uma demanda administrativa e com informações faltando. Quando o episódio é pontual, é de se esperar que não tenha maiores consequências. Como rotina, os prejuízos são de grande escala. Se você deseja saber por que investir em uma Central de Serviços Compartilhados – CSC, continue a leitura que vamos te ajudar!

Sabe como é ter solicitações de diversos departamentos chegando por e-mail ou telefone (sem padronização e com informações faltando), planilhas e tabelas dispersas e desatualizadas, e falta de visão gerencial com métricas precisas? Uma boa maneira de resolver a questão é separar a equipe e os trabalhos conforme as atividades-meio e fins da empresa e implementar uma Central de Serviços Compartilhados – CSC.

O conceito desse modelo de gestão chegou ao Brasil na década de 1990, depois de 20 anos sendo aprimorado nos EUA. O princípio é o da convergência, ou seja, em um só espaço e para um só time são direcionadas as operações de apoio das diversas áreas de maneira centralizada, integrada e eficiente. Dessa maneira, as demais unidades de negócio se concentram no core business da organização. 

União e Flexibilidade

Os setores Financeiro, Marketing, de Compras, de Recursos Humanos, de Atendimento ao Cliente são alguns que podem compor a CSC.  A integração vai depender do propósito da empresa tendo em vista que o modelo é flexível. Por exemplo, um mesmo Service Desk de suporte pode atender tanto às demandas de clientes internos – como o pedido de compras de materiais –, quanto externos, como quando há solicitação de assistência técnica. 

Para que a CSC cumpra seu papel, alguns pontos precisam ser observados. O primeiro deles é o mapeamento das funções e serviços que estão distribuídas nos diversos departamentos que, juntas e adaptadas, vão gerar um ganho no desempenho dos objetivos pretendidos. Outro ponto importante é ajustar a equipe aos procedimentos padronizados com a centralização dos processos operacionais e administrativos. 

Benefícios 

A padronização das tarefas e o alinhamento da mentalidade daqueles que formam o time da CSC leva a uma comunicação mais assertiva e simples, eliminando os ruídos e elevando a sinergia entre desses profissionais entre si e com aqueles que exercem as funções das atividades-fim. A lista de benefícios da implantação da CSC é extensa, com destaque para o ganho de produtividade e de qualidade nos serviços prestados, a redução de riscos e de falhas, o acréscimo na previsibilidade e replicação do roteiro estabelecido, a melhoria contínua e a celeridade operacional. 

Outra boa notícia é que a CSC é indicada para empresas pequenas, médias ou grandes com as mesmas vantagens.  Sem a redundância de trabalho e com a unificação do grupo, há uma economia em escala e, provavelmente, esse é um dos aspectos que mais motivam corporações do mundo todo a adotarem a CSC. 

Conheça o 4Biz Fast Forward, uma Central de Serviços Compartilhados (CSC) escalável, que pode ser implantada em até 48h e com baixo custo. Veja como funciona o CSC disponível no 4Biz Fast Forward:

O 4Biz Fast Forward (versão sob medida da plataforma 4Biz Enterprise), foi desenhada para empresas que estão dando os primeiros passos na governança corporativa e precisam de um custo que represente baixo impacto em seu orçamento. Clique aqui e conheça!

Conheça os principais ganhos das empresas que aplicaram a transformação digital

transformação digital na empresa

Conhecer o que é transformação digital e os reais impactos desse processo em grandes empresas é fundamental para identificar quais são os verdadeiros frutos da tecnologia e da inovação organizacional. Afinal, é entendendo como acontece a transformação digital na empresa que você conseguirá otimizar seus resultados, certo?

Você já deve imaginar que ela vai muito além da implementação de tecnologias nos negócios. Transformação digital é sobre estratégia e não sobre tecnologia. A transformação digital busca alinhar as inovações com a otimização do trabalho a fim de proporcionar um local de trabalho amigável e saudável para os colaboradores, sem perder de vista o lucro organizacional e a transformação da experiência do cliente.

Ou seja: ela oferece benefícios não só para a empresa, como também para seus colaboradores. Por isso, desenvolvemos este post para compartilhar cases de empresas que investem nas técnicas da transformação e conquistam ganhos imensos por conta dessas estratégias. Confira!

Indústria do consumo: maior qualidade em menos tempo

Uma das maiores empresas de refrigerantes do mundo investiu pesado na transformação digital no final de 2017 a fim de aprimorar ainda mais a experiência do cliente. Nesse caso, a organização utilizou a interação com os consumidores para tomar decisões estratégicas e coerentes com as necessidades do seu público.

Ao conversar com os clientes e conhecer seus comportamentos, as equipes identificaram a quantidade de consumo por litro e em qual região há o maior índice de compras. Assim, conseguem mapear os diferentes clientes e determinar as melhores formas de alcançá-los com sucesso e rapidez, buscando não só aumentar o número de compras, mas também repensar as estratégias de vendas presenciais.

Isso fez com que a empresa investisse na criação de lojas on-line a fim de ampliar ainda mais sua presença virtual. Para tanto, foi necessário realizar treinamentos sobre marketing digital, operação e planejamento, e atendimento ao cliente para ajustar o novo clima e cultura organizacional. 

Montadora japonesa: grandiosidade e agilidade

A indústria automobilística é uma das que mais investem em tecnologia de ponta para garantir melhores resultados em menos tempo. Uma grande montadora japonesa foi além e apostou na transformação digital nos seus processos internos, investindo em um local de trabalho totalmente virtual.

Assim, a organização direcionou o seu foco na utilização de ferramentas e softwares que possibilitam a interação segura entre os colaboradores, assim como fornecem informações que auxiliam no desenvolvimento de insights de negócios. Isso tudo ocorreu a partir de treinamentos com as equipes para a adaptação da cultura.

Não é difícil perceber que os resultados obtidos foram impactantes. A produtividade dos colaboradores cresceu da mesma forma que o nível de produção aumentou, resultando em equipes mais coesas, motivadas e satisfeitas com seu ambiente de trabalho. Com tudo isso, a empresa também contou com um impacto financeiro muito positivo.

E-commerce: facilidade no acesso

Não há como negar: o e-commerce se tornou uma das maneiras mais práticas e eficazes de comprar. Hoje em dia existem diversas lojas on-line que permitem a aquisição dos mais variados produtos, tudo a poucos cliques de distância. Com a facilidade de não ter que sair de casa para consumir, muitas pessoas investiram nessa modalidade para adaptar as compras à sua rotina.

Consequentemente, empresas que já trabalhavam com e-commerce antes dele se tornar uma grande referência no mercado tiveram um crescimento absurdo nos últimos anos e iniciaram um forte processo de transformação digital. Uma das maiores empresas de e-commerce do mundo apostou em técnicas inovadoras e colheu excelentes frutos das suas ações estratégicas.

Iniciando com um marketplace interativo e de fácil acesso, a empresa também investiu em uma rede de supermercados, plataforma de streaming e uma linha de alto-falantes inteligentes para automatizar ambientes. Fala-se até na utilização de drones para entregar mercadorias nos Estados Unidos, embora o projeto ainda seja novo e de difícil implementação.

Para que tudo isso fosse possível, a empresa precisou apostar no reforço do departamento de Recursos Humanos a fim de contribuir para a coesão e treinamento dos colaboradores. Consequentemente, os times compreenderam a importância do seu trabalho para a população e tornaram-se mais engajadas e satisfeitas durante o dia a dia ocupacional.

Varejo: desenvolvimento da mentalidade digital

Não muito distante do e-commerce, a indústria do varejo também investiu pesado nas tecnologias e buscou se adaptar à nova realidade de consumo virtual. Uma empresa brasileira se destacou com a implementação de tecnologias eficazes e, é claro, uma mentalidade digital muito acima do esperado.

Buscando atingir a liderança no mercado, a organização reinventou a transformação digital: em vez de fortalecer a sua área virtual, ela buscou fortalecer o seu negócio virtual com espaços físicos que permitiam o contato humano, sem perder de vista o uso das inovações nos estabelecimentos.

Para isso, os líderes utilizaram os cinco pilares da transformação:

  • inclusão digital para trazer os clientes ao comércio eletrônico;
  • digitalização das lojas físicas para melhorar a experiência dos consumidores;
  • multicanalidade para conectar diferentes sistemas e áreas das lojas;
  • marketplace para unir diferentes vendedores e compradores em um só lugar;
  • cultura digital para transformar a mentalidade da organização e deixar de ser um consumidor das inovações para um produtor de tecnologias acessíveis.

Multinacional: a saúde como foco

Por fim, a saúde também pode — e deve! — usufruir dos diversos benefícios da transformação tecnológica na empresa. Uma multinacional brasileira que oferece diversos serviços e até produtos de saúde investiu nas inovações para revolucionar a forma como os atendimentos acontecem.

Utilizando plataformas otimizadas e dispositivos acessíveis, o paciente consegue entrar em contato com seu médico para solucionar dúvidas sobre os mais variados campos da ortopedia como problemas de coluna e traumas. Consequentemente, a empresa entregou um alto valor para seus clientes, garantindo uma boa fidelização.

E mais: a ação gerou uma excelente relação de confiança entre médico e paciente, facilitando o pronto atendimento tanto nos processos de cotação, agendamento e faturamentos quanto na solução de dúvidas e no atendimento ao cliente.

A transformação digital na empresa é uma realidade que precisa ser valorizada. Afinal, sem a utilização de inovações, dificilmente uma organização conseguirá se destacar no mercado e manter uma boa relação com seus clientes, já que a maioria dos consumidores já estão inseridos nos meios virtuais.

Gostou de conhecer como grandes empresas ganham com a transformação digital? Aproveite para acessar o nosso site e descobrir as soluções que potencializam esse processo!